Hal yang harus diperhatikan sebelum dial ke 13897, maka pastikan rencana keberangkatan, seperti: Nama calon penumpang yang akan berangkat, alamat dan no telpon yang dapat dihubungi, Nomor/Nama kereta api yang akan dijalani, asal dan tujuan perjalanan, tanggal dan jam keberangkatan, jumlah penumpang dan jenis penumpang (dewasa dan anak) yang akan berangkat, Kelas kereta yang diinginkan, asal dan tujuan perjalanan, tanggal dan jam keberangkatan.
Selanjutnya hubungi nomor telepon 13897 dengan menggunakan HP GSM. Tunggu beberapa saat maka operator akan menayakan hal tersebut di atas dan menyampaikan hasil pesanan pesanan pelanggan, berupa informasi pemesanan seperti:
- Nama kereta_api,
- Tanggal dan jam keberangkatan,
- Jumlah penumpang yang akan berangkat,
- Kelas dan Nomor tempat_duduk,
- Harga tiket,
- Biaya administrasi pemesanan,
- Total biaya yang harus dibayar,
- Kode booking (ini penting, karena kode_booking merupakan kode yang harus disampaikan kepada petugas loket pada saat akan mengambil tiket dan juga sebagai identitas dalam melakukan pembayaran).
- Batas waktu pembayaran, maksimal 3 jam setelah pemesanan
Jika informasi yang disebutkan oleh operator sesuai dengan rencana perjalanan, dan pelanggan menyatakan setuju, maka operator akan merekam data pemesanan. Selambat_lambatnya 3 jam setelah pemesanan disetujui, Pelanggan harus segera membayar pesanannya melalui fasilitas Bank (ATM, Internet Banking, SMS Banking atau Call Center Banking) dan untuk sementara hanya Bank Mandiri. Jika proses pembayaran melebihi 3 jam sejak pemesanan maka pesanan dianggap batal dan tempat duduk akan dialokasikan untuk pemesan yang lain. Jika proses pembayaran melalui fasilitas banking berhasil, pelanggan akan menerima: Strook ATM, jika pembayaran melalui ATM, atau Printout Computer, jika pemesanan melalui internet, atau SMS dari Bank jika pemesanan melalui internet banking.
Dalam hal pelanggan memesan tiket bukan untuk dirinya sendiri (Untuk relasi, keluarga dll) maka nama yang disebutkan pada proses pemesanan, harus atas nama penumpang yang akan berangkat dan harus sesuai dengan KTP/Identitas lain milik penumpang yang akan berangkat. Dengan demikian pemesan wajib menginformasikan minimal kode booking yang diterima pada saat pemesanan kepada calon penumpang yang akan berangkat.
Contoh :
Tuan Ahmad akan memesan tiket untuk KA Argo_wilis tanggal 2 Mei 2008 sebanyak 2 tempat duduk Asal bandung tujuan Yogyakarta untuk Saudaranya yang bernama tuan Irwan, Maka tuan Ahmad harus menyatakan pesanannya atas nama tuan Irwan dan setelah mendapat kode booking dan kode pembayaran maka kedua kode tersebut harus diinformasikan kepada Tuan Irwan.
Dalam hal pesanan tuan Ahmad dibayar oleh tuan Irwan, maka kode pembayaran akan diterima oleh tuan Irwan. Tuan Ahmad tidak akan bisa mengambil tiket pesanannya kecuali menunjukan KTP tuan Irwan dan melampirkan fotocopy KTP atau identitas lain.
Sejak selesai pembayaran hingga menjelang keberangkatan, calon penumpang dapat mengambil tiket di stasiun yang melayani pemesanan tiket yang telah ditentukan untuk mendapatkan tiket yang telah dipesan. Sebutkan nomor booking dan menyerahkan fotocopy KTP dari penumpang yang akan berangkat.
Setelah dicek keabsahannya petugas akan menyerahkan tiket Kepada calon Penumpang.
